Liquiditeitsprognose maken: zo zie je krapte eerder aankomen

Een liquiditeitsprognose is een vooruitblik op je banksaldo. Je schat niet alleen hoeveel omzet je maakt, maar vooral wanneer geld werkelijk binnenkomt en wanneer betalingen vertrekken. Dat verschil bepaalt of je op een bepaald moment ruimte hebt of moet bijsturen. Een bruikbare prognose hoeft geen ingewikkeld financieel model te zijn. Met een vaste indeling en een voorzichtig basisscenario kun je al veel eerder zien waar spanning ontstaat.

Begin bij het saldo dat er echt staat

Noteer het beschikbare saldo op een vaste peildatum. Gebruik een rekeningoverzicht en tel alleen geld mee waar je onderneming direct over kan beschikken. Een bedrag op een spaarrekening, geblokkeerde rekening of nog niet betaalde factuur behandel je apart. Zo voorkom je dat je prognose begint met ruimte die in de praktijk niet inzetbaar is.

Kies daarna een horizon die past bij je vraag. Voor dagelijkse sturing is dertien weken vaak overzichtelijk; voor seizoenswerk kan een langere jaarkalender nodig zijn. Werk per week wanneer grote betalingen of onzekere ontvangsten een rol spelen. Een maandindeling kan volstaan wanneer je geldstromen gelijkmatiger zijn. De beste periode is de kortste periode waarin je belangrijke beslissingen kunt zien aankomen.

Breng ontvangsten terug naar betaaldatums

Zet openstaande facturen niet automatisch in de week van de factuurdatum. Noteer per klant de verwachte betaaldatum en geef de post een zekerheidsniveau. Een bevestigde betaling krijgt een andere plaats dan omzet uit een offerte die nog niet is geaccepteerd. Gebruik eventueel drie kolommen: vrijwel zeker, waarschijnlijk en mogelijk. Alleen de eerste twee horen in je basisscenario, en bij de tweede blijft een voorzichtige inschatting passend.

Controleer het patroon per klant

Een algemene betalingstermijn is een beginpunt, geen garantie. Kijk naar eerdere betalingen, afgesproken factuurmomenten en eventuele voorschotten. Houd btw en andere door te betalen bedragen apart wanneer je saldo voor operationele keuzes beoordeelt. Het doel is niet om een klant te wantrouwen, maar om een prognose te maken die tegen een kleine vertraging kan.

Verdeel uitgaven naar vast, variabel en eenmalig

Begin met huur, lonen, abonnementen, verzekeringen en andere vaste lasten. Voeg daarna inkoop, productie, uitbesteed werk en marketing toe. Markeer eenmalige posten zoals apparatuur, jaarlijkse facturen of belastingbetalingen. Door deze groepen los te zetten zie je welke kosten blijven doorlopen als de verkoop tijdelijk tegenvalt.

• Vast: plan op de bekende betaaldatum en controleer periodieke wijzigingen.
• Variabel: koppel de uitgave aan een concreet project of verkoopmoment.
• Eenmalig: zet de reden en uiterste betaaldatum erbij.

Plan niet alleen de factuur, maar ook de betaaltermijn die je zelf hebt afgesproken. Een langere termijn kan tijdelijk ruimte geven, maar verandert niets aan de verplichting. Bespreek afwijkende afspraken tijdig en leg bevestigingen vast. Algemene prognoses vervangen geen financieel of fiscaal advies voor jouw situatie.

Maak drie eenvoudige scenario’s

Het basisscenario gebruikt bekende ontvangsten en noodzakelijke uitgaven. Maak daarnaast een voorzichtig scenario waarin een paar belangrijke betalingen later komen en variabele omzet niet meteen wordt meegerekend. Een derde scenario kan laten zien wat er gebeurt als een geplande verkoop wel doorgaat. Zet scenario’s naast elkaar; meng optimistische aannames niet ongemerkt met zekere gegevens.

Kijk vooral naar het laagste saldo binnen de periode. Een prognose kan eindigen met een positief bedrag en toch halverwege een tekort tonen. Markeer daarom weken waarin het saldo onder je eigen werkgrens komt. Die grens is geen universele norm: bepaal wat je nodig hebt voor lonen, vaste lasten en een redelijke buffer.

Maak afwijkingen bespreekbaar

Een prognose is een stuurinstrument, geen voorspelling die je moet verdedigen. Vergelijk iedere week kort wat je verwachtte met wat er gebeurde. Noteer één oorzaak per grote afwijking: betaling later, extra inkoop, lagere orderwaarde of een vergeten jaarfactuur. Pas daarna de komende weken aan. Zo leer je van je eigen ritme in plaats van steeds nieuwe aannames te maken.

Gebruik vaste beslisregels

Bij een naderende krapte kun je uitgaven op volgorde zetten: wat moet op tijd, wat kan worden uitgesteld en wat kan vervallen? Kijk ook naar facturatiemomenten, voorschotten en opvolging van openstaande posten. Neem geen besluit alleen op basis van een spreadsheet. Controleer verplichtingen, afspraken en gevolgen voor klanten of medewerkers voordat je wijzigt.

Een werkbare wekelijkse routine

Reserveer een vast moment van twintig minuten. Werk het beginsaldo bij, verwerk nieuwe betalingen, controleer openstaande ontvangsten en schuif de prognose door. Beperk je notities tot de drie belangrijkste risico’s en eerstvolgende acties. Bewaar per versie de peildatum, zodat je later kunt zien waarom een verwachting veranderde.

Een goede liquiditeitsprognose geeft geen schijnzekerheid. Ze maakt timing, aannames en keuzes zichtbaar. Daardoor hoef je minder vaak te reageren op verrassingen en kun je eerder overleggen wanneer een betaling, investering of verkoopbesluit niet goed in het ritme past.